Excelのシートや紙のタイムカードで勤怠を管理していると、月末に集計担当者へ作業が集中する。打刻漏れの確認、残業時間の計算、有給残日数の突き合わせ、給与ソフトへの転記。従業員が増えるほど、雇用区分が増えるほど、この時間は伸びていく。
比較記事で機能一覧を眺めても、自社に合うかは判断できない。判断を分けるのは機能の数ではなく、自社の就業ルールをそのシステム上で表現できるか、集計結果が給与計算まで手作業を挟まずにつながるかである。この2つが満たされないと、システムを入れたのに月末の作業時間が変わらない状態になりやすい。
この記事では、Excelや紙からの切り替えを前提に、比較すべき7つの軸、料金体系の型と見落としやすい費用、導入の進め方とつまずきやすい箇所を整理する。労働時間の記録について法令が何を求めているかにも触れる。
Excelや紙での管理が限界に近づくサイン
限界は一気に来るのではなく、担当者の残業と属人化で吸収されながら近づく。そのため経営側からは見えにくい。目安になるのは作業量そのものより、月末の作業の性質が「確認」から「復元」に変わっているかどうかである。打刻データを見れば分かるはずのことを本人に聞かないと分からないなら、記録が記録として機能していない。
- 月末の集計に、担当者が丸1日以上を使っている
- 「この日の退勤時刻は何時でしたか」と本人へ確認する作業が毎月発生する
- 雇用区分（正社員、パート、時短など）ごとに別のExcelファイルを使い分けている
- 集計用の関数やマクロを作った人が退職していて、中身を誰も直せない
- 残業時間が上限に近づいている人を、月が締まってから初めて把握している
最後の項目は集計の手間とは別の問題を含む。事後に分かる仕組みでは、超えそうな段階で手を打てない。判断の材料は脱Excelの進め方と業務システム化の判断基準でも整理している。
比較を始める前に決めておく前提
製品を並べる前に自社側の条件を固定する。曖昧なままトライアルを始めると、営業担当の説明に沿って評価軸が動き、最後は価格だけで決めることになる。とくに対象人数は料金へ直結するため、現在の人数だけでなく増員や繁忙期の短期雇用も見込んで数えておきたい。
- 対象範囲: 正社員だけか、パートを含むか。役員や管理監督者の記録をどう扱うか
- 締めのルール: 締め日と支給日、給与計算を自社でやるか社会保険労務士へ委託しているか
- 運用の担い手: 導入後に設定を変更する担当者。社内にいないと法改正のたびに有償依頼が発生する
勤怠管理システムを比べる7つの軸
実際に差が出るのは、打刻方法、シフトと変形労働時間制への対応、給与ソフトとの連携、申請・承認フロー、法改正への追随、スマホ対応、サポート体制の7つに集約されることが多い。どの製品も機能一覧では丸が並ぶため、条件を具体的にした質問でしか差は見えない。以下は軸ごとの確認事項である。
| 比較軸 | 商談で確認する質問 |
|---|---|
| 打刻方法 | 自社の出社動線で打刻に何秒かかり、行列は発生しないか |
| シフト・変形労働 | 自社が採用している労働時間制度を標準機能で設定できるか |
| 給与ソフト連携 | 現在の給与ソフトへ手修正なしで取り込める形式を出せるか |
| 申請・承認フロー | 承認者が不在のとき、誰がどう代理承認するか |
| 法改正への追随 | 過去の法改正に、いつどの範囲まで対応したか |
| スマホ対応 | 打刻・申請・承認のうちスマホで完結するのはどれか |
| サポート | 初期設定は誰がやるのか、費用は含まれるか |
打刻方法は現場の動線から選ぶ
選べる方法の多さで評価するのは避けたい。必要なのは、自社の出社動線で無理なく打刻できる方法が1つか2つあることである。出社時刻が集中する工場や店舗では打刻の所要時間と端末の台数が問題になる。
指紋や顔などのデータ、従業員の所在に関する情報の取扱いには、機能とは別の検討が要る。妥当な取得・保存の範囲は情報の種類と利用目的、社内規程で変わる。個人情報保護委員会のガイドラインを確認し、迷う場合は弁護士や社会保険労務士へ相談してほしい。
シフトと変形労働時間制への対応
日勤と夜勤、1か月単位や1年単位の変形労働時間制、フレックスタイム制。これらを採用しているなら、標準機能で設定できるか、オプション扱いか、対応していないかで費用も手間も変わる。「シフト管理対応」がシフト表の作成を指すのか変形労働時間制の集計を指すのかは製品ごとに異なるため、自社の制度名を挙げて確認する。
なお、これらの制度の採用には労使協定や就業規則の定めなど所定の手続がある。システムを入れれば制度を使えるわけではない。採用や見直しを検討中なら、社会保険労務士や所轄の労働基準監督署へ確認しておきたい。
給与ソフトとの連携で作業時間が決まる
システムを入れても月末の作業が減らない事例は、この軸の詰めが甘いことが少なくない。集計結果をCSVで出せても、給与ソフトが求める列の並びや項目名と合わなければ、毎月Excelで加工する作業が残る。連携の形は大きく3つに分かれる。
| 連携の形 | 内容 | 向く条件 |
|---|---|---|
| 同一ベンダー内 | 勤怠と給与を同じサービスで完結させる | 給与ソフトも入れ替える前提がある |
| API・専用連携 | 主要な給与ソフト向けの連携機能がある | 使っている給与ソフトが連携先に含まれる |
| CSVの受け渡し | 出力したファイルを給与ソフトへ取り込む | 連携機能がない、または社労士へ委託している |
CSVでも、給与ソフトのインポート形式に合わせて出力できるなら手間は変わらない。逆にAPI連携をうたっていても自社のプランでは使えないことがある。見るべきは「手修正なしに何項目が渡るか」である。
申請・承認フローと権限設計
残業申請、休暇申請、打刻修正、直行直帰の届出をシステム上で回すかどうかで、紙やメールに残る作業量が変わる。確認したいのは承認の段階数、部署をまたぐ承認の可否、承認者が不在のときの扱いである。代理承認は運用が止まる原因になりやすいのでトライアル中に必ず試す。権限は閲覧と編集の範囲を分けられるかを見る。
法改正への追随はサポート体制の一部として見る
労働時間に関する法令は、この数年で複数回見直されている。時間外労働の上限規制、年5日の年次有給休暇の確実な取得、労働時間の状況の把握など、いずれも記録と集計の実務に影響した。クラウド型を選ぶ理由の1つは、こうした改正への対応がアップデートとして提供される点にある。
ただし「法改正に対応」という記載だけでは判断できない。過去の改正について、いつ、どこまでを、追加費用なしで対応したかを聞く。改正内容は厚生労働省の労働時間・休日のページや働き方改革特設サイトの時間外労働の上限規制で確認できる。
スマホ対応は「何が完結するか」で見る
スマホ対応と書かれていても範囲は製品ごとに異なる。打刻だけか、申請と承認まで含むか、管理者が集計状況を確認できるか。承認までスマホで完結すると管理職での滞留が減り、承認だけPCが必要だと外出の多い管理職で申請が止まる。誰がどの端末で何をするかを一覧にしたい。
サポート体制と初期設定の支援
就業ルール、雇用区分、シフトパターン、休暇の付与ルール、承認経路。これらを設定し終えるまでシステムは動かないため、初期設定は手間のかかる工程になりやすい。自社でやるのか、ベンダーが支援するのか、費用に含まれるのかを契約前に確認する。問い合わせ窓口の対応時間が自社の締め作業と重なるかも見ておきたい。
料金体系の2つの型と、見落としやすい費用
総額は公表されている月額単価だけでは決まらない。同じ人数でも、契約の型、初期費用、オプションの取り方によって年間の支出は変わる。個別製品の価格は改定されるため、必ず各社の公式サイトの料金ページを一次情報として確認してほしい。ここでは金額ではなく、金額の決まり方を整理する。
| 料金体系の型 | 課金の考え方 | 注意する点 |
|---|---|---|
| ユーザー課金型 | 1人あたりの月額単価 × 対象人数 | 誰を人数に数えるか（休職者、短期雇用）で総額が変わる |
| 基本料＋従量型 | 基本料に一定人数分を含み、超過分を加算 | 少人数だと1人あたりの単価が割高になりやすい |
どちらが有利かは規模で変わるため、現在の人数と3年後に想定される人数の両方で試算する。増員時に単価が下がる階段や、最低利用人数・最低利用金額の有無も確認する。そのうえで月額単価に含まれないものを洗い出す。
- 初期費用、初期設定の代行費用、導入時の研修費用
- 打刻端末（ICカードリーダー、顔認証端末）とICカードの実費
- シフト管理や有給管理、就業ルールのパターン追加がオプション扱いか
- 給与ソフトとの連携機能が標準か別料金か
- 無償サポートの範囲、契約期間の縛りと途中解約時の扱い
- 初年度のキャンペーン価格と2年目以降の差
これらを合算し、初年度と2年目以降の年額を並べて比べる。初期費用が無料でも月額が高い製品とその逆では、3年で見ると順位が入れ替わることがある。比較表には「3年間の合計」の行を作っておきたい。費用の見方はCRM導入の費用相場と失敗しない進め方と同じで、初期費用とランニング費用に社内の工数を足す。
労働時間の記録について法令が求めていること
記録そのものについて法令が何を求めているかを押さえておくと、「あれば便利な機能」と「無いと運用が成り立たない機能」を分けやすくなる。以下は制度の概要であり、自社への当てはめは個別の事情によって変わる。判断が必要な場面では社会保険労務士や所轄の労働基準監督署へ確認してほしい。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日策定）は、使用者が始業・終業時刻を確認し記録することを求め、その方法として使用者による現認や、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間といった客観的な記録を基礎とすることを原則としている。自己申告制による場合には、実態との乖離を確認するなどの措置が示されている。詳細は同ガイドラインで読める。
これとは別に労働安全衛生法には、医師による面接指導を適切に実施する観点から、事業者が労働者の労働時間の状況を把握することを求める規定がある。省令では客観的な方法その他の適切な方法によることとされ、記録の作成と保存も求められている。対象の範囲や保存期間は改正が重ねられている領域なので、現行の規定は厚生労働省の資料か社会保険労務士に確認したい。
Excelでの管理がただちに違法になるわけではない。ただし、客観的な記録を基礎とし、必要な期間保存し、期中に状況を把握する条件を手作業で満たし続けるのは負荷が高い。システムを選ぶ理由は「法律で決まっているから」ではなく、この条件を無理なく満たすためだと考えたい。
働き方のパターン別に、優先する軸を変える
7つの軸すべてで満点の製品は見つからない。現実的なのは、自社の働き方から2つか3つを必須条件に決め、残りは妥協できる範囲を決めておく方法である。以下は組織のパターンごとに優先度が上がりやすい軸を並べたもので、自社の条件を書き込む前の出発点として使ってほしい。
| 組織のパターン | 優先度が上がりやすい軸 | 妥協しやすい軸 |
|---|---|---|
| 事務所勤務が中心 | 給与ソフト連携、承認フロー | 打刻方法の種類、位置情報 |
| 店舗・工場（シフト勤務） | シフト・変形労働への対応、端末の処理速度 | チャットツール連携 |
| 営業・配送（直行直帰） | スマホ完結の範囲、位置情報の扱い | 据置型の打刻端末 |
| テレワーク併用 | PC打刻とスマホ承認、乖離チェック | 生体認証 |
| 拠点が複数ある | 拠点別の設定、権限の分離 | 個別の打刻方法 |
複数のパターンが混在する組織では、条件の厳しい部署に合わせる。事務所と工場の両方を抱えているなら、工場側の要件を満たす製品から事務所側の使い勝手で選ぶ順番になる。候補が多いときは給与ソフト連携で絞る。
候補としてはKING OF TIME、ジョブカン勤怠管理、マネーフォワード クラウド勤怠、freee人事労務、jinjer勤怠、タッチオンタイムなどの名前が挙がる。機能もプラン構成も改定されるため、2026年9月時点の情報として各社の公式サイトで仕様と料金を確認してほしい。周辺のツールまで見渡すなら業務効率化ツールの部門別まとめが参考になる。
導入の進め方｜棚卸しから並行運用まで
比較が終わったら導入に移る。ここで急ぐと、設定が不十分なまま本番を迎え、月末に手作業で辻褄を合わせることになる。目安として要件の整理から本番稼働まで2〜3か月、就業ルールが複雑なら余裕を見ておきたい。締め日をまたぐタイミングで切り替えないよう、日程を先に押さえる。
- 現状の棚卸し（雇用区分ごとの働き方、締め日、集計手順、例外的な運用を書き出す）
- 就業規則・労使協定との突き合わせ（実態と規程がずれていないか確認する）
- 要件を「必須」と「あれば良い」に仕分ける
- 候補2〜3製品を、同じ社員データと同じシフトで無料トライアルする
- 初期設定（就業ルール、休暇の付与ルール、承認経路、権限）
- 1〜2か月の並行運用（従来の方法とシステムの両方で集計し、差異の原因を潰す）
- 本番切り替えと社内への周知、3か月後の振り返り
2番目は省かれやすいが、飛ばすと後で戻ってくる。システムは規程どおりに計算するため、これまで担当者が手作業で吸収していた例外が、設定できない項目として一斉に表面化する。就業規則の変更には所定の手続があるので、社会保険労務士へ相談したうえで進めてほしい。
並行運用は期間を惜しまず、1か月分を両方で集計して差異が出ない状態を確認してから切り替える。選定から定着までを外部と一緒に進めたいなら、EMPLAYのCRM導入支援のような伴走型の支援を使う手もある。要件の整理、データ移行、運用ルールの設計、定着確認という枠組みは社内システム全般で共通する。
移行でつまずきやすい箇所
プロジェクトが止まる原因は、製品の機能不足より運用側にあることが多い。よく起きるのは打刻の習慣が根づかないことで、タイムカードからスマホ打刻に変わると忘れる人が一定数出る。打刻漏れのアラートを本人と上長の両方へ飛ばす設定を、初月から有効にしておきたい。
有給休暇のデータ移行も手が止まりやすい。付与日が入社日基準か一斉付与か、繰り越しの上限、時間単位取得の可否。これらが既存の台帳と初期設定で食い違うと残日数が合わない。移行前に全員分の残日数を確定させ、移行後に照合する。
- 締め日をまたぐ切り替えを計画してしまい、月の途中で集計方法が変わる
- 承認者が不在のときの代理承認を決めておらず、申請が滞留する
- 給与ソフトへの項目マッピングを本番直前に着手し、期日に間に合わない
- 直行直帰や現場常駐の社員へ周知が届かず、旧方式のまま運用が残る
- 管理者アカウントが1人だけで、その人の休暇中に設定変更ができない
紙の申請書が残っている場合、勤怠だけを電子化しても効果は限定される。周辺の書類まで見直すならペーパーレス化の進め方と導入手順が参考になる。勤怠を固めてから範囲を広げたい。
導入後に確かめる指標
システムを入れたこと自体は成果ではない。切り替えが機能しているかは数字で確かめる。難しい指標は要らず、導入前に測った値と比べられるものを3つか4つ決めれば足りる。導入前の値を記録し忘れると後から比較できなくなるため、プロジェクトの初期に測っておきたい。
- 月末の集計にかかった時間（担当者の作業時間を時間単位で記録する）
- 打刻漏れ・打刻修正の件数の推移
- 申請の差戻し件数（多いなら入力ルールの周知に問題がある）
- 給与ソフトへの取り込み後に手修正した項目数
- 残業が一定の水準に近づいた社員を月中に把握できた件数
半年経っても数字が動かないなら、従来のExcel台帳を並行維持していないかを疑い、二重管理をやめる決断をする。
よくある質問
従業員が10人程度でも勤怠管理システムは必要ですか
人数だけでは決まらない。材料になるのは雇用区分の数と就業ルールの複雑さである。全員が同じ勤務時間の正社員10人ならExcelでも負担は小さい。一方、パートやシフト勤務が混在し時間単位の有給も認めているなら10人でも集計は複雑になる。月末の集計時間を測り、その年間合計とシステムの年額を並べて比べたい。
Excelでの管理を続けると法令違反になりますか
Excelで管理していること自体が直ちに違法になるわけではない。ただし厚生労働省のガイドラインでは、始業・終業時刻の確認と記録について、使用者による現認や客観的な記録を基礎とすることが原則とされている。自己申告した時間を転記するだけの運用は、この原則との関係で確認が要る。自社の運用が要件を満たすかは個別の判断になるため、社会保険労務士や所轄の労働基準監督署へ相談してほしい。
無料トライアルだけで判断できますか
打刻の使い勝手は判断できるが、集計と給与連携は判断しにくい。実際の社員データとシフトで1か月分の集計まで通し、出力したファイルを給与ソフトへ取り込んで手修正が必要な項目を数えたい。ここまでやらないと「集計はできるが給与へ渡せない」状態に気づけない。期間が足りなければ延長を依頼する。
給与ソフトと同じベンダーで揃えるべきですか
連携の確実さという点では揃える利点が大きい。項目のマッピングが不要になり、法改正への対応も同時に行われることが多い。一方、勤怠の機能が自社のシフトや変形労働時間制に合わないなら、揃えることを優先すると運用に無理が出る。まず勤怠側の必須条件で絞り、残った候補を相性で選ぶ順番が安全である。
直行直帰やテレワークが多い場合、どこを重視すればよいですか
スマホで打刻・申請・承認のどこまで完結するかと、位置情報を扱うかどうかの2点である。位置情報を取得するなら、何のために取得し、どの範囲で保存し、誰が閲覧できるのかを社内規程で定めて従業員へ説明する。取得する情報によっては個人情報の取扱いの整理が要るため、個人情報保護委員会の資料を確認し、迷う場合は弁護士へ相談してほしい。
まとめ
- 判断材料は集計時間より、記録が事後にしか分からない状態が続いているかどうか
- 比較軸は、打刻方法、シフト・変形労働、給与ソフト連携、承認フロー、法改正への追随、スマホ対応、サポートの7つに絞る
- 機能の有無ではなく、自社の条件を具体的に示した質問で確認する
- 料金は初期費用・端末・オプションまで合算し3年分で比べる
- 労働時間の記録は客観的な方法が原則とされる。自社への当てはめは社会保険労務士などへ確認する
- 導入は2〜3か月を見込み、就業規則との突き合わせと並行運用を省かない
- 導入後は集計時間、打刻漏れ、差戻し、給与連携後の手修正数を測る
関連記事
- 脱Excelの進め方｜限界のサインと業務システム化の判断基準 - Excel運用を続けるかの判断基準を勤怠以外の業務も含めて扱う
- CRM導入の費用相場と進め方｜失敗しないツール選定と定着のコツ - 社内システムの費用構造と定着までの進め方を同じ枠組みで扱う
- ペーパーレス化の進め方｜導入手順とおすすめツール、成功のポイント - 申請書や帳票の電子化へ広げる順序が分かる
- 業務効率化ツール20選｜バックオフィスから営業まで部門別おすすめ - 勤怠以外のバックオフィス業務のツールを部門別に俯瞰できる
- リモートワーク導入の進め方｜制度設計・ツール選定・運用ルール - テレワーク併用時の労働時間の扱いを確認できる
