プレスリリースの書き方｜構成テンプレートと配信サービスの選び方

初めてプレスリリースを出すとき、書式よりも先に迷いやすいのが「これは本当にニュースになるのか」という判断です。社内では大きな出来事でも、記者が受け取る文書は自社の1本だけではありません。結論から言えば、プレスリリースで効いてくるのは文章のうまさよりも、事実の選び方と、その事実を第三者が検証できる形で示せているかどうかです。

この記事では、ニュースになる切り口の探し方、タイトル・リード・本文・会社概要・問い合わせ先という構成、記者が先に目を通す箇所、写真と素材の準備、配信サービスの選び方と費用、自社サイトのニュース欄との併用、配信後への備えまでを順に説明します。あわせて、誇張した表現が景品表示法上の問題になりうる点も整理します。初めての1本を出し切るための手順書として読んでください。

プレスリリースは広告ではなく事実の提供

プレスリリースは、企業が報道機関に向けて自社に起きた事実を知らせる文書です。広告は枠を買って自社の言いたいことをそのまま載せられますが、プレスリリースは掲載するかどうかを第三者である記者が決めます。この一点の違いが、書き方のほぼすべてを規定します。

主語は「当社の画期的な新サービス」ではなく「何が、いつ、どう変わったか」になります。記者は裏取りできない情報を記事にしにくいため、形容詞を削って確認できる事実を残すほうが、相手にとって扱いやすい文書になります。力を入れるべきは表現の強さではなく、事実の密度です。

読み手は記者だけではありません。配信サービスに載せたリリースは検索結果や生成AIの回答にも拾われることがあり、取引先・求職者・既存顧客の目にも触れます。社名で検索されたときに出てくる情報を自社側で用意できるという意味で、プレスリリースは指名検索を増やす方法と地続きの施策でもあります。

ニュースになる切り口の見つけ方

記者がリリースを読むときに見ているのは、自分の担当読者にとって新しいか、影響があるか、という点です。社内で長く議論した施策でも、外から見て何も変わっていなければニュースにはなりません。逆に、社内では地味に見える事実が、業界や地域の文脈に置き直すと十分な新しさを持つことがあります。

次の6つの問いのうち、1つでも明確に「はい」と答えられれば、リリースにする価値があります。

• 新しさ：その業界や地域でこれまでなかったことか
• 変化：数字や方式が、前後で比較できる形で動いたか
• 社会性：法改正、人手不足、物価など外部の関心事とつながるか
• 地域性：地元紙や地域局が扱える範囲の出来事か
• 意外性：業種のイメージと取り組みにギャップがあるか
• 人：語れる当事者がいて、取材に応じられるか

どの問いに引っかかったかで、書くべき内容も送るべき相手も変わります。代表的なネタの型と、記者が確認したがる点を並べると次のようになります。

ネタの型	具体例	記者が確認したがること	事前に用意するもの
新商品・新サービス	新メニュー、新プランの提供開始	従来と何が違うか、価格、提供開始日	仕様一覧、価格表、商品写真
事業提携・協業	他社や自治体との連携開始	双方の役割、開始時期、相手先の承諾	双方確認済みの文面、担当窓口
調査データの公表	自社顧客への調査結果	調査対象、回答数、調査時期、調査主体	調査概要と設問文
拠点開設・設備投資	新店舗、新工場、機械の導入	所在地、開業日、投資の目的	外観写真、地図、開業日程
イベント・キャンペーン	展示会出展、地域向けの催し	日時、場所、参加方法、有料か無料か	開催概要、会場写真

この表は、右の2列から先に埋めてください。裏づける材料が揃わない型は見送るという判断になります。とくに調査データの公表は、調査対象と回答数を書けないと記者が事実確認できません。

一方で、拾われにくい題材もあります。社内表彰、担当者の異動、Webサイトのデザイン変更、通常の求人募集などは外部の読者にとっての新しさが弱く、報道の対象になりにくいものです。取引先や顧客への通知も同様で、たとえば値上げの伝え方とお知らせ文の書き方で扱うような文書は、顧客本人に届く形で出すほうが目的に合います。宛先が違えば別の文書だと割り切ってください。

プレスリリースの基本構成

構成は業界内でおおむね共通していて、記者は同じ順序で情報を探せる形を期待しています。独自性を出す場所ではなく、型を外すと読みにくくなるだけです。分量はA4で1枚から2枚に収める書き方が広く使われていますが、これは実務上の慣行であって、公的に定められた基準ではありません。まずどの要素が何の役割を持つのかを押さえます。

要素	役割	分量の目安	外してはいけない点
発信日・発信元	いつ誰が出したかを特定する	1行	会社の正式名称と日付
タイトル	読むかどうかを決めさせる	30〜40字	主語と、何をしたか
リード文	記事1本分の骨格を渡す	100〜200字	5W1Hが全部入っていること
本文	背景と詳細を補う	600〜1,000字	事実と意見を混ぜない
画像・図表	紙面やページの絵を用意する	2〜5点	キャプションと利用条件
会社概要	発信元の信用を担保する	5〜8行	商号、所在地、代表者、事業内容
問い合わせ先	取材の入口を開く	3〜5行	当日つながる電話番号

表の「分量の目安」は実務で広く使われている書き方であって、この範囲を外れると受け付けられないという規定ではありません。字数に合わせて事実を削るのではなく、必要な事実が入ったうえで読みやすい長さに整える順序で考えてください。上に置いた要素ほど目に触れる機会が多いため、推敲の時間はタイトルとリードに厚く割り当てます。

タイトルの付け方

タイトルは30〜40字程度に収める書き方がよく使われます。主語である自社名と、何をしたかを前半に置き、「〇〇株式会社、△△を10月1日から提供開始」のように動詞まで含めて完結させると、記者がそのまま見出しの検討に使えます。数字を入れると具体性が出ますが、入れすぎると読みにくいため1つか2つに絞ります。

記号の多用は避けます。感嘆符や括弧が並ぶと広告文に見え、報道向けの文書として扱われにくくなります。「話題の」「大好評の」といった主観的な修飾も、根拠を示せない限り削ってください。

リード文の書き方

リード文は、そこだけ読めば短い記事が1本書ける状態を目指します。いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように、の6要素を100〜200字程度に収め、詳しい説明は本文へ回します。ここで背景の説明を長々と始めると、肝心の事実が後ろに押し出されて読まれません。

最初の1文には結論となる事実だけを置き、2文目以降で補足します。書き終えたら、その1文に固有名詞と日付が入っているかを確認してください。

本文の組み立て

本文は「背景 → 詳細 → 今後の展開 → 担当者コメント」の順が扱いやすい型です。背景では、なぜ今なのかを外部の事情と結びつけて説明します。詳細では、仕様・価格・提供条件など、記者が事実確認に使う情報を漏れなく並べます。

担当者コメントは、事実の羅列では出せない「なぜ」と「誰が」を補う部分です。抽象的な決意表明ではなく、意思決定の理由や現場で起きたことを本人の言葉で語らせると、記事に引用されやすくなります。こうした発言を引き出す進め方は、導入事例の作り方の取材の質問設計が応用できます。

会社概要と問い合わせ先

会社概要には、商号・所在地・代表者名・設立年・事業内容・Webサイトのアドレスを入れます。記者は記事末尾の企業情報や取材先の確認にここを使うため、登記上の正式名称で書きます。

問い合わせ先は、部署名・担当者名・電話番号・メールアドレスを明記します。起きがちな失敗が、代表電話だけを書いていて配信当日に誰も事情を知らない、という状態です。配信日と翌営業日につながる番号を書き、社内にも取材の電話が来る可能性を共有しておいてください。

記者が先に目を通す箇所

配信した文書が毎回最後まで読まれるとは限りません。読むかどうかは、メールの件名、タイトル、リードの1文目、画像が見えるかどうか、といった早い段階で判断されると考えて設計するのが安全です。ここで「自分の担当領域ではない」と判断されれば、本文の完成度は結果に反映されません。だからこそ1枚目を先に決めます。

送付方法も同じです。本文が添付ファイルの中だけにあると開かれずに終わることがあるため、メール本文にリリース全文を貼り、体裁を整えたファイルを添えます。添付で容量が膨らむと受信されない場合もあるため、画像はダウンロードできる場所を用意してリンクで渡します。

日付の扱いも同様です。発信日と、事実が発生する日（発売日、開業日など）が異なる場合は両方を明示し、解禁日を設けるならその旨を冒頭に書いてください。

写真と素材の準備

写真の有無は、リリースの扱いやすさを左右します。紙面にもWeb記事にも絵が要りますが、記者が自分で撮りに行けるとは限らず、使える画像が手元にないという理由で見送られることがあります。文章を書き始める前に「何を撮るか」を決めておくと、準備の手戻りが減ります。

最低限そろえたいのは次の素材です。用途が違うため、1点で兼ねようとしないでください。

• 主題そのものを写した写真（商品単体、店舗外観、設備など）
• 使用している場面が分かる写真（人が写っているもの）
• 会社ロゴ（背景が透過した形式のもの）
• 数字を説明する図表（調査結果や仕組みを扱う場合）
• 担当者や代表者の顔写真（コメントを載せる場合）

素材には、キャプション（何を写したものか）と撮影者、転載の可否を添えます。「報道目的での使用は可、クレジット表記不要」と利用条件を明記しておくと、記者が社内確認をせずに使えます。

人が写っている写真は、本人に用途を説明して了解を得たうえで渡すのが実務的です。どこまでが問題になるかは撮影の状況や公表のされ方で判断が分かれる領域で、写り込みを含めて一律の基準があるわけではありません。従業員以外の人物が写る場合や判断に迷う場合は、使う前に弁護士へ確認してください。

撮影や図版制作まで手が回らない場合は、外部に依頼する選択肢もあります。撮影・図版・動画をまとめて任せられるクリエイティブ制作のような体制を使えば、本文と素材のトーンをそろえやすくなります。Webサイトや会社案内でも使える解像度で撮っておけば、1回の撮影費を複数の用途に振り分けられます。

誇張した表現と景品表示法

プレスリリースは報道機関向けの文書ですが、配信サービスに載った時点で一般の消費者が読める状態になります。自社サイトのニュース欄に置けば、なおさら自社が出した文章そのものです。どこまでが景品表示法（不当景品類及び不当表示防止法）でいう「表示」にあたるかは個別の判断になりますが、広告と同じ目で点検しておくほうが安全です。制度の全体像は消費者庁の景品表示法のページにまとまっています。

点検の観点になるのが、優良誤認表示と有利誤認表示です。消費者庁の表示規制の概要では、実際のものより著しく優良だと示す表示や、取引条件が著しく有利だと誤認させる表示が問題になると説明されています。効果や性能を書くときは、根拠となる資料を先に用意してから文章にしてください。

「No.1」「シェア第1位」「顧客満足度◯％」といった表現は、とくに慎重な扱いが必要です。消費者庁は2024年9月26日にNo.1表示に関する実態調査報告書を公表し、合理的な根拠に基づかないNo.1表示が景品表示法上問題となりうるとの考え方を示しました。調査会社から提案された場合でも、調査対象・回答数・調査時期・調査方法を自社で確認できないなら使わない、という基準を持っておくと迷いません。

「業界初」「日本初」も同様で、どの範囲を業界と定義し、いつ何を調べて初だと判断したのかを説明できることが前提になります。説明できないなら、その言葉を外しても事実の価値は変わりません。

ここで挙げたのは自社で点検するための観点であって、個別の表現が違反にあたるかどうかの判断ではありません。景品表示法の適用は表示の全体的な印象や商品の実態を踏まえて判断されるため、文面だけで結論は出せません。迷う表現がある場合は、消費者庁や都道府県の景品表示法の担当窓口、または広告表示に詳しい弁護士へ確認してから出してください。

配信サービスの選び方と費用の考え方

配信の手段は大きく3つあります。有料の配信サービス、記者クラブへの持ち込み、そして個別のメディアへの直接送付です。どれか1つを選ぶというより、内容によって使い分けるのが実務的です。判断の軸は「誰に届けたいか」「年に何本出すか」「原稿を自社で書けるか」の3点になります。

手段	費用の考え方	向いている場合	注意点
有料の配信サービス	1件ごとの従量課金、または月額定額	全国のWebメディアに広く届けたい	掲載は保証されない
記者クラブへの持ち込み	原則として費用はかからない	地域や業界の媒体に届けたい	加盟社や持ち込み手順の事前確認
個別メディアへの送付	費用はかからないが手間がかかる	狙う媒体と記者が決まっている	送付先リストの整備と維持

有料サービスの金額は、各社の公式ページを一次情報にして確認します。PR TIMESは2026年9月時点で、従量課金プランを1件3万円（税抜）、定額プランを契約期間に応じて月7万円から8万円（税抜）と料金ページに記載しています。@Pressは「スマート配信」「サポート配信」の2区分で案内していますが、サービス・料金ページの表示だけでは税抜か税込かが読み取れないため、金額は見積もりの段階で確認してください。料金体系は改定されるため、比較するときもまとめ記事ではなく各社の公式ページを見てください。

費用は1本あたりの単価ではなく、年間の本数で見積もります。配信本数の見込みに従量単価を掛けた額と定額プランの年額を並べれば、どちらが自社に合うかは計算できます。本数が読めないうちは従量課金で始め、頻度が固まってから定額へ切り替えるほうが無駄が出ません。

見落としやすいのは、配信は掲載を意味しないという点です。提携先サイトへの転載は、記者が取材して書いた記事とは別物です。転載件数ではなく、取材の打診が何件来たか、自社サイトへの流入が増えたかを成果指標にしてください。

自社サイトのニュース欄との併用

配信サービスの掲載ページは、自社が管理する資産ではありません。仕様変更や契約終了でURLが失われる可能性があるため、リリースの正本は自社サイトのニュース欄に置くのが原則です。配信と同日、遅くとも翌営業日には自社サイトにも掲載し、そのURLをリリース本文にも記載しておきます。

用意しておきたいのは、過去のリリースが日付順に並ぶ一覧ページと、1本ごとの個別ページです。個別ページがないと、記者や取引先が特定のリリースを参照できません。この構成はコーポレートサイトの作り方で扱うページ設計の話とつながります。

運用面では、更新を自社でできる状態にしておきます。制作会社に依頼しないと1本も出せないと、解禁日に間に合わない事故が起きます。CMSから担当者が更新でき、公開前に誰が確認するかも決めておいてください。掲載された記事が出たら「メディア掲載」の欄を別に設けて記録します。記事本文をそのまま転載する場合は媒体側の許諾が必要で、条件は媒体ごとに異なります。

配信したあとに何が起きるか

配信後に届くのは、取材の依頼だけではありません。広告枠の案内、調査会社からの提案、Web制作やSEOの売り込みといった営業の連絡が、配信当日から数日にわたって続くことは珍しくありません。この対応を誰がするかを決めておかないと、通常業務が止まります。

取材の打診は前触れなく来て、締切が短いことがあります。次の点を配信前に確認しておいてください。

• リリースに書いていない数字（売上、導入社数など）をどこまで開示するか
• 誰が取材に応じるか、その人が不在の場合の代理は誰か
• 追加で渡せる写真や資料をどこに置いてあるか
• 撮影の申し込みが来た場合、どの場所なら受けられるか

回答できない項目があること自体は問題ありません。困るのは、社内で確認が取れず返事が遅れて締切を過ぎる場合です。「開示できない」も、早く返せば済みます。

掲載結果は媒体名・日付・URL・扱われ方を記録します。どの切り口がどの媒体に響いたかが分かると、次のリリースの精度が上がります。1本目で反応がなくても、ネタの型と送り先を変えながら出し続けてください。

よくある質問

プレスリリースは、経験のない担当者が一人で任されることも珍しくありません。分量や配信のタイミングといった細部の判断で手が止まりがちなところでもあります。ここでは、初めて出す段階で迷いやすい点をまとめます。いずれも社内で先に決めておけば、配信直前の迷いを減らせる項目です。

プレスリリースは1枚に収めるべきですか

A4で1枚から2枚に収める書き方が広く使われています。1枚に収まれば読み手の負担は軽くなりますが、これは慣行であって規定ではありません。事実確認に必要な情報を削ってまで1枚にする必要はなく、長くなる場合は前半だけで概要が分かる構成にしてください。

配信は何曜日の何時が良いですか

平日の午前中を勧める説明はよく見かけますが、出典のある基準ではありません。それより確実なのは、大きなニュースが出る日を避けることと、配信当日に社内で電話に出られる体制があることです。連休の直前や業界の大型イベントと重なる日は埋もれやすくなります。

配信サービスを使えば必ず掲載されますか

掲載は保証されません。有料の配信サービスは、リリースを媒体に届けるところまでを担う仕組みで、記事にするかどうかは各媒体の判断です。提携先サイトへの転載は、記者が取材して書いた記事とは別のものとして評価してください。

中小企業でも記者クラブに持ち込めますか

自治体や業界団体が設ける記者クラブは、地域の企業からの持ち込みを受け付けている場合があります。手順や必要部数、受付時間はクラブごとに異なるため、事前に幹事社や事務局へ確認してください。地域に関わる出来事なら、地元媒体に届きやすいことがあります。

書くのが難しい場合、外注できますか

配信サービスの原稿作成オプションや、制作会社・PR会社への依頼という選択肢があります。ただし、外注しても「何がニュースなのか」を決めるのは自社です。切り口の候補と裏づけ資料を用意できていれば、外注の費用も時間も小さくなります。まず1本を自社で書き、詰まった工程だけを外に出してください。

まとめ

• プレスリリースは広告ではなく事実の提供で、掲載を決めるのは第三者である記者
• 新しさ・変化・社会性・地域性・意外性・人のいずれかに当てはまるかで、出すべきかを判断する
• 構成の型は共通だが、分量の目安は慣行であって基準ではない。字数に合わせて事実を削らない
• 読むかどうかは件名・タイトル・リード1文目・画像で早く判断されると考え、1枚目を設計する
• 写真は用途別に用意し、キャプションと転載の可否を添える。人物が写る写真は事前に了解を得る
• 「No.1」「業界初」は根拠資料を用意できない限り使わず、迷う表現は所管窓口や弁護士に確認する
• 配信手段は有料サービス・記者クラブ・個別送付を使い分け、料金は公式ページで税表記まで確認する。費用は年間の配信本数で従量と定額を並べて比べる
• リリースの正本は自社サイトのニュース欄に置き、配信サービスの掲載ページに依存しない
• 配信後は営業の連絡と短い締切の取材依頼に備え、開示範囲と対応者を先に決めておく

関連記事

• 導入事例の作り方 - 担当者コメントや取材で聞くべき質問の設計に流用できる
• コーポレートサイトの作り方 - リリースの正本を置くニュース欄のページ構成を扱う
• 指名検索を増やす方法 - プレスリリースで露出を増やしたあとの受け皿づくり
• 展示会出展の効果を最大化する方法 - イベント告知リリースと合わせて使う集客とフォローの設計